Huishoudelijk Reglement van Probusclub Westland Mixed
Naam, zetel en duur
Artikel 1
- De Probusclub draagt de naam “Westland Mixed” en is gevestigd te Westland.
- De club is opgericht op 12 november 2008 en is voor onbepaalde tijd aangegaan.
- Het clubjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
Doel
Artikel 2
- De club stelt zich ten doel het bijeenbrengen van zijn leden voor het ontplooien van intermenselijke contacten op vriendschappelijk niveau, voor het levendig houden van hun belangstelling in het maatschappelijk leven alsmede voor de culturele ontwikkelingen en de sociale verhoudingen.
- De club tracht dit doel te bereiken door:
- periodieke bijeenkomsten van de leden, waarin voordrachten en inleidingen worden gehouden;
- het organiseren van andere activiteiten, waardoor de onderlinge band, de gezelligheid en de interesse van de leden voor elkaar kan worden verstevigd of bevorderd;
- het houden van excursies;
- het uitnodigen van niet-leden bij de in dit artikel genoemde activiteiten.
Geldmiddelen
Artikel 3
De geldmiddelen van de club worden gevormd door:
- de jaarlijkse bijdragen van de leden;
- andere baten.
Lidmaatschap
Artikel 4
- Leden zijn inwoners van Westland, Hoek van Holland daarbij inbegrepen, die tenminste 55 jaar oud zijn en hun actieve loopbaan hebben beëindigd of binnenkort zullen beëindigen. In bijzondere gevallen kan het bestuur van deze vereisten ontheffing verlenen.
- Elk lid kan, zonder dat dit aan het kandidaat-lid dient te worden bekend gemaakt, een kandidaat-lid schriftelijk aan het bestuur voordragen, zodra de mogelijkheid daartoe door het bestuur is bekend gemaakt.
- Erelidmaatschap wordt verkregen op grond van uitzonderlijke verdiensten voor de club en wordt op voordracht van het bestuur verleend, met dien verstande dat tenminste 2/3 van het ledenbestand zich hiermee verenigt. De ereleden zijn in verband met hun benoeming vrijgesteld van contributie. De benoemde ereleden hebben dezelfde rechten als de leden.
- Het aantal leden zal ongeveer veertig bedragen.
Toelating van kandidaat-leden
Artikel 5
- Uit de voorgedragen kandidaat-leden kiest het bestuur degenen, die naar zijn mening voor het lidmaatschap in aanmerking komen.
- De door het bestuur gekozen kandidaten worden aan de leden bekend gemaakt door de ter inzage legging van een lijst met hun persoonsgegevens tijdens een lunchbijeenkomst. De leden kunnen gedurende dertig dagen na de dag van de ter inzage legging van de lijst bij het bestuur schriftelijk bezwaar maken tegen de toelating van de daarop voorkomende personen.
- Elk lid, dat een bezwaar als bedoeld in het tweede lid heeft ingediend, wordt door het bestuur gehoord ter toelichting van zijn bezwaren. Daarna beslist het bestuur over de toelating tot het lidmaatschap van de voorgedragen kandidaat-leden en doet daarvan zo spoedig mogelijk mededeling aan de leden.
- Degene, die als kandidaat-lid is gemeld, heeft voor diens toelating een persoonlijk gesprek met een lid van het bestuur. Dit gesprek dient om de wederzijdse verwachtingen te toetsen m.b.t. de doelstellingen, inhoud en betekenis van Probus.
- Degene, die als kandidaat-lid is toegelaten, wordt door het bestuur uitgenodigd om als zodanig toe te treden. Hij kan ter kennismaking twee maal een bijeenkomst bijwonen alvorens te besluiten tot al dan niet aanvaarding van het lidmaatschap.
Einde lidmaatschap
Artikel 6
- Het lidmaatschap eindigt door:
- overlijden;
- opzegging;
- verhuizing buiten Westland en Hoek van Holland, tenzij het bestuur, na overleg met betrokkene, anders besluit;
- royement na een daartoe strekkend besluit van de algemene ledenvergadering.
- De opzegging van het lidmaatschap moet schriftelijk geschieden aan het bestuur, dat hiervan zo spoedig mogelijk kennis geeft aan de leden.
Algemene ledenvergadering
Artikel 7
- De leden komen ten minste éénmaal per kalenderjaar vóór 1 april bijeen voor een algemene ledenvergadering.
- De oproeping tot een algemene ledenvergadering wordt minimaal twee weken voor de vergadering (per email) verzonden. Zij bevat de opgave van punten van de agenda, alsmede de plaats en datum van de vergadering.
- De aanwezigheid van de leden ter vergadering blijkt uit de voor de aanvang van de vergadering ondertekende presentielijst.
- Van het behandelde in de vergaderingen worden onderhandse notulen gemaakt. Tijdens de volgende algemene ledenvergadering worden deze notulen besproken en na goedkeuring van de toen aanwezige leden, door de voorzitter en de secretaris ondertekend.
- Ieder lid ontvangt de notulen van de vergadering binnen een termijn van twee maanden.
- In het geval dat een tweede algemene ledenvergadering wordt uitgeschreven, wordt deze gehouden niet vroeger dan twee weken en niet later dan zes weken na de vorige vergadering. In deze vergadering zal over de aangekondigde onderwerpen een besluit kunnen worden genomen met meerderheid van stemmen, ongeacht het aantal stemmen dat op deze vergadering aanwezig is.
- De leden worden door het bestuur schriftelijk/per email bijeengeroepen voor een buitengewone ledenvergadering, wanneer het bestuur dit nodig acht of wanneer tenminste vijf leden daarom verzoeken. In het laatstbedoelde geval dient deze buitengewone ledenvergadering te worden gehouden binnen één maand na ontvangst van het verzoek hiertoe.
- Tot de algemene c.q. buitengewone ledenvergadering hebben, behalve de leden, mede toegang personen, die door het bestuur daartoe zijn uitgenodigd.
- Indien door wettelijke regelingen of door een andere vorm van overmacht, zulks ter beoordeling van het bestuur, het niet mogelijk is om een fysieke algemene ledenvergadering te houden, dan kan het bestuur besluiten om de algemene ledenvergadering digitaal c.q. online te laten plaatsvinden.
Artikel 8
Door de algemene ledenvergadering, als bedoeld in artikel 7, eerste lid, wordt beslist over:
- de benoeming van bestuursleden voor het komende clubjaar;
- de vaststelling van de rekening van inkomsten en uitgaven over het afgelopen clubjaar;
- de vaststelling van de begroting en de contributie voor het komende jaar;
- het royement van leden;
- de vaststelling en wijziging van het huishoudelijk reglement;
- de ontbinding van de club.
Artikel 9
- Door de algemene c.q. buitengewone ledenvergadering wordt over zaken mondeling en over personen schriftelijk gestemd.
- Het bestuur stelt kandidaat-bestuursleden voor (zie art.10 lid 3). Mochten er geen tegenkandidaten vanuit de leden worden voorgesteld, dan stelt het bestuur aan de algemene ledenvergadering voor de kandidaat-bestuursleden te benoemen zonder daarover te stemmen.
- Ieder lid is bevoegd, hetzij in persoon, hetzij via een schriftelijke volmacht, de vergadering bij te wonen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen.
- Alle besluiten worden genomen met meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
- Wanneer er meer dan twee kandidaten zijn voor de vervulling van een vacature en geen der kandidaten bij de eerste stemming de gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen heeft verkregen, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten, die de meeste stemmen hebben verkregen.
- Een beslissing over zaken, bedoeld onder d, e en f in artikel 8, kan alleen worden genomen indien tenminste drie/vierde van het aantal leden aanwezig is en bij een meerderheid van twee/derde van het aantal uitgebrachte geldige stemmen. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is wordt een nieuwe algemene vergadering uitgeschreven; een besluit over de in de aanhef van dit lid bedoelde zaken kan dan worden genomen zonder dat drie/vierde van het aantal leden aanwezig is.
- Indien de algemene c.q. buitengewone ledenvergadering tot ontbinding van de club besluit, wijst zij tevens aan wie met de liquidatie van de club worden belast en beslist zij tevens over de bestemming van het eventueel batig saldo.
Het bestuur
Artikel 10
- Het bestuur van de club bestaat uit een voorzitter, een vice-voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een algemeen adjunct.
- De voorzitter en de vice-voorzitter worden in functie gekozen; voor de overige functies geschiedt de taakverdeling door het bestuur, waarbij de functies van secretaris en penningmeester in één hand kunnen zijn.
- Het bestuur stelt kandidaat-bestuursleden voor in de maand voorafgaand aan de algemene ledenvergadering, respectievelijk direct na tussentijds aftreden van een bestuurslid. Vijf leden kunnen tot 5 dagen voor de ALV, waarin over de benoeming van één of meer bestuursleden wordt beslist, een eigen kandidaat voordragen.
- De voorzitter en de vice-voorzitter vervullen hun functie gedurende één jaar; de vice-voorzitter volgt na verkregen instemming van de algemene ledenvergadering de voorzitter op.
- De secretaris, de penningmeester en de algemeen adjunct vervullen hun functie gedurende drie jaren, doch zijn daarna direct herkiesbaar.
Artikel 11
Het bestuur voert de besluiten van de ledenvergadering uit en vertegenwoordigt de club naar buiten.
Programmacommissie
Artikel 12
Het bestuur stelt een programmacommissie in, bestaande uit een drietal niet-bestuursleden. Deze commissie heeft tot taak een programma samen te stellen voor de bijeenkomsten van de club, voor excursies, ook die met de partners, en voor andere evenementen. Na aanvaarding van het programma door het bestuur verzorgt de commissie de nadere uitwerking hiervan, daarbij geassisteerd door de secretaris en/of algemeen adjunct.
Voorzitter
Artikel 13
De voorzitter leidt de lunch- en andere bijeenkomsten, de algemene en buitengewone ledenvergadering en de vergaderingen van het bestuur; bij verhindering vervangt de vice-voorzitter. Is ook deze verhinderd dan leidt een van de overige bestuursleden de bijeenkomst of vergadering.
Secretaris
Artikel 14
- De secretaris houdt een besluitenlijst bij van de algemene leden- en bestuursvergaderingen en ondertekent de van het bestuur uitgaande brieven.
- Voorts verricht hij/zij alle werkzaamheden, die tot zijn/haar functie behoren, zoals het bijhouden van de ledenlijst en van het archief.
Penningmeester: rekening, verantwoording en begroting,
Artikel 15
- De penningmeester beheert de geldmiddelen en maakt jaarlijks vóór 1 april een rekening van inkomsten en uitgaven over het afgelopen en een begroting voor het dan lopende clubjaar op, beide voorzien van de nodige toelichting.
- De rekening wordt vóór de behandeling in de algemene ledenvergadering gecontroleerd door een kascommissie, die voor twee jaar wordt benoemd. De kascommissie bestaat uit twee door de algemene ledenvergadering aangewezen leden, geen bestuursleden zijnde. Voor de eerste keer wordt één lid voor één jaar benoemd en het tweede lid voor twee jaar, zodat elk jaar een lid wisselt. Om voor herbenoeming in aanmerking te komen geldt een wachttijd van twee jaar.
- De algemene ledenvergadering stelt de rekening niet eerder vast, dan nadat de kascommissie van haar bevindingen schriftelijk aan de algemene ledenvergadering verslag heeft uitgebracht.
- De vaststelling van de rekening door de algemene ledenvergadering strekt de penningmeester tot décharge.
Slotbepaling
Artikel 16
In gevallen, waarin twijfel bestaat omtrent de uitleg van één of meer bepalingen van dit reglement, of in gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur, behoudens beroep op de algemene ledenvergadering.
Vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 12 november 2008.
De secretaris, De voorzitter,
P. Breas-Bakker A.K. Taal- Beekman
Aanpassingen (toevoeging art. 4.3 en art. 10.3) goedgekeurd in de algemene ledenvergadering van 9 maart 2011.
De secretaris, De voorzitter,
P. Breas-Bakker J. M. Koornneef
Aanpassingen (toevoeging art. 7.9 en art. 9.1a) goedgekeurd in de algemene ledenvergadering van 8 maart 2023.
De secretaris, De voorzitter,
P. Breas- Bakker C. Zwinkels